Fakturering är där flest soloentreprenörer hittar sina dyraste misstag. Du sätter fel momssats, missar ett krav i bokföringslagen, eller lägger på 25 procents moms när du fakturerar en EU-kund som har ett giltigt VAT-nummer. Skatteverket är inte hård mot ärliga slarvfel, men en omvänd byggmoms-faktura där du har påfört 25 procent kan bli en korrigering ett halvår senare. En bruten fakturanummer-serie dyker upp som anmärkning vid revision tre år senare.
Den här guiden samlar de tio vanligaste fakturafrågorna för enskild firma. Varje sektion förklarar regeln kort, vad som brukar bli fel och länkar vidare till en djupare artikel för det specifika fallet. Reglerna kommer från bokföringslagen, mervärdesskattelagen och Skatteverkets Rättslig vägledning. Belopp och satser stämmer för 2026.
1. Fakturakrav enligt bokföringslagen
En faktura är en bokföringshandling. Den ska innehålla utställningsdatum, ett unikt löpnummer i en obruten serie, ditt namn, organisationsnummer och adress, köparens namn och adress, en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, momssats och momsbelopp per sats samt totalbelopp. Är du momsregistrerad anger du ditt momsregistreringsnummer (VAT-nr). Är du godkänd för F-skatt anger du det också, vanligtvis med formuleringen "Innehar F-skattsedel". Fakturan ska arkiveras i sju år enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen, både originalet och eventuella senare bilagor.
Läs mer om fakturakrav enligt bokföringslagen
2. Moms 25 procent: huvudregeln för EF
Standardmomsen i Sverige är 25 procent och gäller de flesta varor och tjänster. Som EF blir du skyldig att registrera dig för moms när din omsättning passerar 80 000 kr på 12 månader, men du kan välja att registrera dig direkt om du vill kunna dra av ingående moms på inköp redan från start. Vissa branscher har lägre satser. Livsmedel, restaurang och hotell har 12 procent. Böcker, dagstidningar, persontransport och kulturevenemang har 6 procent. Sjukvård, tandvård och utbildning är helt momsbefriade och du registrerar dig inte alls för moms i de fallen.
Läs mer om moms och 25-procents-satsen
3. Omvänd byggmoms
Säljer du byggtjänster till en kund som själv är byggtjänsteförsäljare eller byggherre lägger du inte på någon moms. Köparen redovisar både utgående och ingående moms i sin egen deklaration. På fakturan anger du "Omvänd skattskyldighet för byggtjänster" och köparens momsregistreringsnummer. Reglerna finns i 16 kap. mervärdesskattelagen och bygger på SNI-koderna 41-43.
4. Fakturera kund i EU
Säljer du tjänster eller varor till företag inom EU som har ett giltigt VAT-nummer fakturerar du normalt utan svensk moms. Köparen rapporterar momsen själv enligt omvänd skattskyldighet. På fakturan anger du köparens VAT-nummer och en hänvisning till regeln, vanligtvis "Omvänd skattskyldighet" eller "Reverse charge". Du måste verifiera VAT-numret i VIES innan fakturering och rapportera försäljningen i en periodisk sammanställning till Skatteverket varje kvartal.
5. Fakturera utanför EU (USA, UK med flera)
Säljer du till företag eller privatpersoner utanför EU räknas det normalt som export och du fakturerar utan svensk moms. På fakturan anger du "Export, undantag från skatteplikt enligt 10 kap. 64 § mervärdesskattelagen" eller motsvarande hänvisning. Storbritannien räknas som tredje land sedan 1 januari 2021 efter Brexit. Säljer du digitala tjänster till privatpersoner utanför EU gäller särskilda regler där du kan behöva registrera dig i köparlandet eller via en tredjelandsordning.
Läs mer om fakturering utanför EU
6. Moms vid dropshipping
Dropshipping är ett av de svåraste momsfallen för en EF. Beroende på var leverantören finns, var kunden finns och vem som står som importör kan momsen hamna på olika sidor av tre olika gränser. Säljer du via en plattform som Shopify till svenska privatkunder med leverans direkt från Kina räknas du i regel som importör och blir både skyldig att betala importmoms och att redovisa utgående moms vid försäljningen. Säljer du B2B inom EU eller använder Amazons FBA-lager i Tyskland tillkommer deklarationskrav i flera länder. Reglerna skärptes 1 juli 2021 genom EU:s e-handelspaket.
Läs mer om dropshipping och moms
7. Förseningsavgift och påminnelse
När en kund inte betalar i tid får du ta ut en lagstadgad påminnelseavgift på 60 kr per påminnelse och en förseningsersättning på 450 kr enligt 4a § lagen om ersättning för inkassokostnader. Du får också ta ut dröjsmålsränta enligt 6 § räntelagen, vilket är referensräntan plus 8 procentenheter från förfallodagen. Avgifterna måste vara avtalade i förväg, vilket de blir genom att stå som villkor på din originalfaktura. Skickar du ärendet till inkasso får du dessutom ta ut 180 kr i inkassokrav.
8. Kreditfaktura: mall och regler
En kreditfaktura krediterar en tidigare utställd faktura helt eller delvis. Den får ett eget löpnummer i din vanliga fakturaserie och ska hänvisa till originalfakturans nummer. Beloppen och momsen redovisas med minustecken. Du använder kreditfaktura när du behöver rätta ett fel, hantera en retur, justera en garantiärende eller skriva av en fordran efter en överenskommelse med kunden. Du får aldrig "makulera" en redan skickad faktura, då bryts nummerserien.
9. Proformafaktura: när och varför
En proformafaktura ser ut som en vanlig faktura men är inte ett betalkrav. Den används för tullhantering vid export, för att begära förskott innan en order skickas, eller som en exakt offert med belopp. På dokumentet står ordet "Proforma" tydligt och ingen bokföring sker av en proformafaktura. När varan eller tjänsten levereras ställer du ut en riktig faktura med ett nytt löpnummer. Proformadokumentet räknas inte med i din momsdeklaration.
10. Fakturanummer-serier
Bokföringslagen kräver en obruten löpnummerserie. Du får inte hoppa över nummer och inte ha dubbletter. Många EF gör om numreringen i januari varje år, vilket är tillåtet om årtalet framgår av numret, till exempel 2026-0001. Byter du fakturasystem mitt under året fortsätter du med nästa lediga nummer i din befintliga serie, eller startar en ny serie där det tydligt framgår att den ersätter den gamla. Vid en revision är obruten serie en av de första sakerna Skatteverket kontrollerar.
Läs mer om fakturanummer-serier
Var de flesta fel uppstår
Tre fel återkommer hos nästan alla EF i sina första 50 fakturor. Du anger fel momssats för byggtjänster eller EU-kunder. Du missar att ange F-skattmarkeringen så företagskunden börjar tveka på betalningen. Du har en bruten fakturanummer-serie för att en faktura makulerades istället för krediterades. Alla tre tar mindre tid att förebygga än att rätta till. Använder du Summos gratis fakturatjänst hanteras nummerserien automatiskt, F-skatt-fältet hämtas från ditt org-nummer och momsfälten valideras mot kundens land innan du skickar.